Fahrtenbuch führen – das sollten Sie beachten

Wer ein Fahrtenbuch führen muss, um die tatsächliche Nutzung des Fahrzeugs dem Finanzamt gegenüber zu erklären oder lediglich, um die privaten und geschäftlichen Fahrten zu deklarieren, sollte dabei einige Grundregeln beachten. Die wichtigsten stellen wir hier vor.

Die genaue Form eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs wird derzeit im Gesetz nicht vorgeschrieben. Eine Lose-Zettel-Sammlung dürfte dem Fiskus in der Regel aber nicht ausreichen. Gebundene Bücher haben sich dagegen durchgesetzt und diese gibt es als Formularvordrucke in jedem Schreibwarengeschäft bereits für kleines Geld.

Die richtigen Angaben

Zudem ist darauf zu achten, dass im Fahrtenbuch stets die richtigen Angaben gemacht werden. Die Mindestangaben, die bei jeder Fahrt zu erfassen sind, sind:
 

• Datum und Uhrzeit
   
• Abfahrtsort mit Anschrift
   
• Zielort mit Anschrift
   
• Zweck der Fahrt (dienstlich oder privat, Angabe von Kunde und Grund der Fahrt)
   
• Gesamtkilometerstand jeweils zum Fahrtbeginn und -ende
   
• Gefahrene Kilometer
   

Bei privaten Fahrten darf auf den genauen Zweck der Fahrt mit Zielangabe verzichtet werden. Wohin die Fahrt konkret ging, geht das Finanzamt nichts an.

Weitere Tipps zum Führen des Fahrtenbuchs

Weiterhin sollte das Fahrtenbuch stets zeitnah und lückenlos geführt sein. Nachträgliche Änderungen müssen klar erkennbar sein. Bei Fahrten mit mehreren Zwischenstopps müssen nicht alle einzeln aufgeführt werden. Sie lassen sich ebenso als Route aufführen, etwa München – Heilbronn – Nürnberg. Allerdings muss die Gesamtkilometerzahl hier ebenfalls angegeben werden.

Fahrtenbuch: Elektronisch oder manuell führen?

Das Fahrtenbuch kann natürlich auch elektronisch geführt werden. Gerade Unternehmen, die einen gesamten Fuhrpark betreiben, weichen gerne auf die elektronische Führung des Fahrtenbuchs aus, da diese mit weniger Zeitaufwand und besseren Kontrollmöglichkeiten verbunden ist. Hier sollte der richtige Anbieter gewählt werden. Ein Beispiel dafür ist etwa Infleet. Unter www.infleet.eu/elektronisches-fahrtenbuch.html kann man genauere Informationen über das angebotene Fahrtenbuch erhalten. Dieses bietet sich schon für ein einziges Fahrzeug an. Aber auch mehrere Fahrzeuge lassen sich damit optimal verwalten.

Generell gilt zudem, dass ein Fahrtenbuch, das beispielsweise elektronisch per Excel geführt wird, nicht vom Finanzamt anerkannt wird. Hier sind Änderungen nachträglich jederzeit möglich und so wird der Fiskus solche Fahrtenbücher von vornherein ablehnen.